Eventtrends, Besucherbedürfnisse & Netzwerkdynamik

Lohnenswerter Trip nach Dortmund zur BoE

Erfolgreicher Start ins Eventjahr: BOE INTERNATIONAL 2024 . Teilnahme in Dortmund fand ich lohnenswert (Thema Return on time & invest positiv 😉 ). Take aways: Die Diskussionsrunde mit Tina Barroso, Stefan Lohmann und Tobias Plegge um das Thema Besucherbedürfnisse hat bestätigt, dass der Austausch der unterschiedlichen "Eventformen" untereinander echten Mehrwert bringt.

📣 Der Touchpoint "Ticketverkauf/Registrierung" eint uns alle und muss maximal einfach sein. Die zeitliche Komponente der Customer Journey - in welchem Zeitrahmen fließen Informationen an Kunden oder potentielle Kunden - ist im Konzertbereich mit 365 oft durch Omnipräsenz gesetzt, auch bei Corporate Events fügen sich Events in eine ganzjährige Unternehmenskommunikation gut ein. Für Messen und Kongresse bleibt das eine Herausforderung, Bedarf und Finanzierbarkeit lassen sich nur individuell je Branche beantworten. Für einige ist 365 machbar und notwendig, andere werden sich auf die kurze Zeit vor, während und nach einer Messe oder einem Kongress konzentrieren.

📣 Fomo-Effekt bei Events: Erreichbar durch Stars oder eine starke Community. Bei Stars wie Taylor Swift wird nicht mehr über Preise diskutiert, ihre Fans wollen dabei sein, vor allem bei Live-Auftritten. Der Aufbau einer Event-Community ist mühsam, aber lohnt. Er gelingt gut mit Nutzung von Persönlichkeiten aus dem Eventteam als "Gesicht(er) des Events": Persönlich, nahbar und mit echtem Interesse am Thema. Bei Messen ohne eine echte Community (zu heterogene Zielgruppe) müssen klare, einfach verständliche Leistungsversprechen her, möglichst individuell.

📣 Ökologische Nachhaltigkeit wird nicht oder kaum durch Besuchende von Messen oder Kongressen gefordert . Aus dem Konzertbereich haben wir hingegen Beispiele von echten Shitstorms gehört. Nicht alle Corporates haben das Thema für ihre Events bereits als oberste Priorität. Kein Veranstalter sollte auf den ersten Shitstorm warten, sondern besser pro-aktiv Veränderungen vornehmen und darüber reden, Informieren, aufklären, Angebote machen, Vorbild sein. Es muss gezeigt werden, dass Events nur ganzheitlich nachhaltig sind, wenn der ökologische Fußabdruck aller Teilnehmenden so niedrig wie möglich ist.

📣 Wirtschaftlichkeit von Events unter Druck: Höhere Kosten in vielen Bereichen, Diversität auf der Einnahmeseite wird noch relevanter. Ticketpreise im Konzertbereich sind bei echten Stars gigantisch gestiegen. Wir können uns auch mehr bei Kongressen und Messen trauen: Sie bieten einen Mehrwert, der deutlicher und individuell noch besser angepasst herausgestellt werden muss. Dann ist die Chance gut, dass auch hier Eintrittspreise entweder überhaupt realisiert bzw. auch deutlich steigen können.

📣 Die Notwendigkeit ist gestiegen, mehr über potentielle Besuchende, Teilnehmende und ihre Bedürfnisse zu erfahren. Wen und was brauchen sie, um nach einer Veranstaltung erfüllt mit Wissen, neuen Kontakten, Ideen oder einfach nur glücklich nach Hause zu fahren mit dem Bedürfnis, das wiederholen zu wollen? Allgemeine Besucher-Befragungen sind nett, reichen aber für Details oft nicht aus.

Lead ist nicht gleich lead: Die unterschiedlichen Besucherbedürfnisse auf der BOE

Besucherbedürfnisse sind auch auf der BOE individuell – und gut sichtbar. Einige Besuchende sind schlicht auf Einkaufstour: Für anstehende Events suchen sie konkrete Vergleiche von Anbietern im Kulturbereich oder bei Ticket- und Technik-Anbietern, um danach konkret zu beauftragen. Andere lassen sich von neuen Venues und Destinations inspirieren, um für Folgejahre eine Hit-Liste zu erstellen. Für neue Software müssen digitale Infrastrukturen überdacht und APIs geklärt werden. Eine Beauftragung erfolgt daher unter Umständen erst Jahre später.

Wieder andere Besuchende sind neu im Markt und fragen sich durch, lassen sich Leistungen erklären und versuchen, einen Überblick über die Eventangebote zu erhalten. Ein Kontakt ist ein Lead, ja. Aber Lead ist nicht gleich Lead. Challenge für jeden Aussteller auf Messen, aber eben auch die Ausstellenden auf der BOE.

BOE als temporäres Zentrum der Eventbranche

Auf der BOE treffen Verbände und Netzwerke der Eventbranche aufeinander – das passiert sonst nicht in dieser Selbstverständlichkeit. Deshalb ist die BOE für die Branche so wertvoll. Nicht immer sind alle Beteiligten als Ausstellende sichtbar, aber sie sind da. Einerseits Verbände entlang der Wertschöpfungskette mit Veranstaltern (wie AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft , BDKV Bundesverband der Konzert- und Veranstaltungswirtschaft e.V. ), Venuebetreibern (wie EVVC e.V. ), Dienstleistern (wie fwd, IFES - Sharing Knowledge , VPLT - Der Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik ) und den Marketing-/Eventbereichen von Unternehmen (wie bvik – Die Kraft für B2B-Marketing ). Andererseits werden Themen sichtbar, die die Relevanz und Aufmerksamkeit aller Beteiligten benötigen und umtreiben. Dazu gehören aktuell die Themen ökologische Nachhaltigkeit (mit unermüdlichen Treibern wie 2bdifferent und Stefan Lohmann ) oder Diversity-Förderung – hier mit dem ersten Frauennetzwerktreffen auf der BOE (mit WOMEN IN EXHIBITIONS DACH , She Means Community e.V. und dem BDKV) sowie einer motivierenden und Reichweiten-starken Stimme zum Thema wie Tijen Onaran. So werden Themen vorangebracht, danke an Euch alle!

Rein organisatorisch fand ich

• die Bühnen mit der optionalen Nutzung von Kopfhörern für Zuhörende sehr gut gemacht (ermöglichten gleichzeitig störungsfreies Zuhören der Präsentationen & Übersetzung).

• es gut, dass ökologische Nachhaltigkeit als Thema, bei Ausstellenden und auf Veranstalterseite sichtbarer wird, auch wenn noch Potential nach oben vorhanden ist.

• die teilweise sehr langen Schlangen an der Garderobe suboptimal – kann hier und im Eingang in Zukunft Entertainment aus Halle 6 unterstützen?

Die BOE-Nacht mit BrandEx-Award kann ich nicht beurteilen: Wer hat hierzu ein Feedback zum Teilen?

Legt los: Was davon teilt Ihr, was seht Ihr anders, habt Ihr weitere Eindrücke oder Fragen?